La invitación no es sólo un objeto bonito: es el sistema con el que sabes cuánta gente va a llegar, y de ese número dependen el banquete, las sillas y la mitad del presupuesto.
El calendario
- Save the date De 8 a 12 meses antes. Antes si es boda de destino o fecha alta
- Invitación formal De 8 a 12 semanas antes. En boda de destino, 4 meses
- Fecha límite de confirmación De 3 a 4 semanas antes del evento
- Cierre de números con el banquete De 1 a 2 semanas antes, según el contrato
- Recordatorio con logística La semana de la boda: hora, dirección, transporte
Qué dice cada uno
El save the date. Sólo cuatro cosas: quiénes, qué día, en qué ciudad, y que la invitación formal llega después. No lleva hora, ni dirección, ni código de vestimenta.
Sirve para que la gente de fuera bloquee el fin de semana y compre vuelos baratos. Por eso se manda temprano y por eso importa en boda de destino.
La invitación formal. Lo completo: nombres, fecha, hora, lugares de ceremonia y recepción con dirección, código de vestimenta, cómo confirmar, y la fecha límite.
Y si aplica: hotel con bloqueo, transporte, mesa de regalos, y si hay o no niños. Está en código de vestimenta y mesa de regalos, en el bloqueo de hotel y en los niños en tu boda.
Lo de los niños, que hay que decir bien
Si la boda es sin niños, se dice en la invitación, con claridad y sin rodeos, y se dirige la invitación a los nombres de los adultos. Dejarlo implícito es garantía de conversaciones incómodas la semana anterior.
La confirmación
Lo que funciona hoy: un formulario o un enlace, no "avísanos". Pedir que respondan a un mensaje de WhatsApp es pedirle a alguien que lleve una lista a mano de doscientas respuestas dispersas.
Un enlace de confirmación que además pregunte restricciones alimenticias y si usa transporte resuelve tres cosas de una vez. Está en menú para invitados con restricciones y en el transporte de los invitados.
Los que no contestan
Siempre los hay. Lo que funciona:
- Una ronda de recordatorio una semana antes del límite, general
- Una ronda personal después, por teléfono, repartida entre los novios y sus mamás
- Asumir no para quien no contestó después de las dos rondas. Es más barato equivocarse por debajo que por arriba en el banquete
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Preguntas frecuentes
¿Cuándo se manda el save the date?
De 8 a 12 meses antes, y antes todavía si es boda de destino o en fecha de temporada alta. Sólo dice quiénes, qué día, en qué ciudad y que la invitación formal llega después.
¿Cuándo se manda la invitación de boda?
De 8 a 12 semanas antes; en boda de destino, unos 4 meses. Lleva nombres, fecha, hora, direcciones, código de vestimenta, cómo confirmar y la fecha límite.
¿Cuándo debe ser la fecha límite de confirmación?
De 3 a 4 semanas antes de la boda, con uno o dos semanas de colchón sobre lo que exige el banquete: ese margen es para perseguir al 20% o 30% que nunca contesta.
¿Qué hacer con los invitados que no confirman?
Una ronda general de recordatorio antes del límite, una ronda personal por teléfono después, y asumir que no van los que siguen sin responder.
