El día de la boda, antes de que llegue el primer invitado, pasaron ocho horas que nadie ve y donde se decide si todo va a estar listo.
El orden, que no es negociable
Cada proveedor depende del anterior. Si el orden se rompe, todos esperan:
- 1. Carpa y estructura Si hay. Es lo que más tarda: de medio día a dos días
- 2. Piso y pista Nivelación primero, y sobre suelo despejado
- 3. Producción eléctrica Planta, distribución y cableado, antes de que haya mesas encima
- 4. Iluminación y audio Torres, truss y colgados, con el piso todavía libre
- 5. Mobiliario Mesas, sillas, mantelería
- 6. Flores y decoración Lo más tarde posible, por el calor y el sol
- 7. Banquete y barra Cocina, montaje de vajilla y hielo
- 8. Prueba de sonido y luces Con todo montado, no antes
Cuánto tarda cada cosa
Rangos reales para una boda de 150 a 200 personas:
- Carpa grande: de 6 horas a 2 días
- Pista con nivelación: de 2 a 4 horas
- Producción de luz y audio media: de 4 a 6 horas
- Mobiliario de 200 personas: de 2 a 3 horas
- Flores: de 3 a 5 horas, y no se pueden adelantar mucho
- Banquete: de 4 a 6 horas antes del servicio
Suman más que un día. Por eso, en cuanto hay carpa o producción grande, el montaje empieza el día anterior, y eso significa rentar el recinto un día más.
Lo que hay que preguntar al recinto
- ¿Desde qué hora se puede entrar? Y si hay evento el día anterior
- ¿Hasta qué hora se puede desmontar? O si se puede dejar todo para el día siguiente
- ¿Por dónde entra un camión? Altura del portón incluida
- ¿Hay dónde guardar cajas y estuches? Sin eso terminan detrás de una cortina
- ¿Cuánta gente puede estar montando a la vez? Algunos recintos limitan
Está en qué preguntar al recinto.
El cuello de botella
Casi siempre es el mismo: un solo acceso. Ocho proveedores con camioneta y un portón, todos llegando a las nueve de la mañana.
Lo que lo resuelve es una cosa sencilla y rara: que alguien reparta horarios de llegada. Es de las tareas más útiles de una coordinadora, y de las más invisibles.
Está en wedding planner, ¿sí o no?.
El desmontaje
Es la parte que nadie planea y la que genera más conflictos:
- Quién se queda hasta el final y hasta qué hora está contratado
- Qué se puede dejar para el día siguiente y qué no
- Quién recoge lo de los novios: regalos, libro de firmas, pastel, flores
- Quién responde por lo que se rompió
Ese penúltimo punto es el más frecuente: a las tres de la mañana nadie sabe quién se lleva el libro de firmas. Se designa antes, con nombre.
Está en el día después de la boda, en la línea de tiempo del día de tu boda y en los costos ocultos de una boda.
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Preguntas frecuentes
¿En qué orden se monta una boda?
Carpa y estructura, piso y pista, producción eléctrica, iluminación y audio, mobiliario, flores, banquete y barra, y al final la prueba de sonido y luces con todo montado.
¿Cuánto tarda el montaje de una boda?
Para 150 a 200 personas: la carpa de 6 horas a 2 días, la pista de 2 a 4 horas, la producción de luz y audio de 4 a 6, el mobiliario de 2 a 3, las flores de 3 a 5 y el banquete de 4 a 6 antes del servicio.
¿Cuándo hay que rentar el recinto el día anterior?
En cuanto hay carpa o producción grande: los tiempos sumados superan un solo día, y comprimir el montaje es lo que hace que la boda empiece tarde.
¿Qué se olvida siempre del desmontaje?
Quién recoge las cosas de los novios —regalos, libro de firmas, pastel, flores— a las tres de la mañana. Se designa antes, con nombre.
