En qué orden contratar a los proveedores de tu boda

El orden importa más de lo que parece. Contratar en la secuencia equivocada no sólo cuesta más caro: te deja sin opciones justo en lo que más te importaba.

Esto es lo que vemos funcionar, con los tiempos reales del mercado mexicano.

Antes que nada: presupuesto y número de invitados

No es un proveedor, pero va primero y no es negociable. Sin saber cuánto puedes gastar y a cuánta gente vas a invitar, cualquier cotización que pidas es información que no puedes usar.

El reparto por rubro está en cuánto cuesta una boda en México.

1. El lugar — de 12 a 18 meses antes

Define todo lo demás: la fecha real, cuánta gente cabe, si puedes llevar tu banquete, a qué hora se apaga la música. Todo lo que contrates antes de tener lugar lo vas a tener que ajustar después.

Los recintos buenos de sábado en temporada alta se apartan con un año de anticipación. Si tu fecha es rígida, esto es lo primero.

2. Banquete — de 10 a 14 meses

Muchas veces viene atado al lugar, y ahí no hay decisión que tomar más que elegir menú. Si el recinto te deja llevar el tuyo, es el segundo contrato: es el rubro más grande del presupuesto y el que más se agota.

3. Música, foto y video — de 8 a 12 meses

Es la tanda de "los que se agotan rápido", y por una razón sencilla: cada uno de estos proveedores sólo puede estar en una boda por noche. Un recinto tiene varios salones y un banquetero puede montar dos eventos; un DJ, no.

En temporada alta —de octubre a diciembre, y de marzo a mayo— los sábados se cierran con meses de anticipación.

4. Vestido y traje — de 8 a 10 meses

El vestido sobre pedido tarda de cuatro a seis meses, más pruebas. Si es de diseñador o viene de fuera, súmale.

5. Flores y decoración — de 4 a 6 meses

Se puede decidir más tarde porque depende del lugar, que a esas alturas ya está cerrado, y de la paleta, que suele definirse después.

6. Invitaciones — de 4 a 5 meses

Con envío tres meses antes de la fecha, y confirmación un mes antes. Si tienes invitados de fuera, adelántalo: ellos necesitan comprar vuelos.

7. Lo que queda — de 2 a 3 meses

Autos, recuerdos, papelería del día, belleza. Nada de esto se agota y todo se resuelve rápido.

Los dos errores de orden más caros

Cerrar proveedores antes que el lugar. Contrataste un DJ para las ocho de la noche y el recinto apaga a la una. O contrataste banquete y el lugar que te encantó obliga al suyo. Todo lo que se contrata antes del lugar es una apuesta.

Dejar música y foto para el final. Es el error más común porque se sienten "menos urgentes" que el vestido. Pero el vestido siempre se consigue y un buen equipo de producción para un sábado de noviembre, no.

Un atajo

Si contratas varios servicios con un mismo equipo, tres de los pasos de arriba se vuelven uno solo: se aparta una fecha, se firma un contrato y la coordinación entre ellos ya no es tu problema. Es la parte del proceso que más tiempo consume y de la que nadie habla.

Cuando llegues al paso 3, las preguntas que hay que hacer están en qué preguntar antes de contratar el DJ y el audio.