Es la pregunta que más se hace tarde y peor se contesta. Pedir de más es dinero que se queda en cajas; pedir de menos es que a las once de la noche alguien salga a buscar una vinatería abierta.
La cuenta es sencilla una vez que sabes de dónde salen los números.
La fórmula
De dónde viene cada número:
- 5 copas por persona es el promedio de una boda de cinco a seis horas. El rango real va de 4 a 6, y más abajo está cómo ajustarlo.
- 15 tragos por botella es lo que rinde una de 750 ml servida con mezclador, a 50 ml por trago. Servida derecha rinde menos: cuenta 12.
Si tu barra es de trago derecho —mezcal, tequila, whisky sin refresco—, usa 12 en vez de 15 y vas a estar bien.
Lo que casi nadie suma
El alcohol es la mitad del pedido. Esto es lo que falta, para 100 invitados:
El hielo es el que más se subestima. No es sólo para servir: también enfría, y en una boda de jardín en Cuernavaca o en Mérida se derrite al doble de rápido que en un salón con aire. Si tu evento es de día y al aire libre, sube a 40 bolsas y no lo pienses.
Cómo ajustar el promedio a tu boda
Los cinco tragos son un punto de partida, no una ley. Sube o baja según esto:
- Cuenta las horas reales de barra No desde que llegan los invitados: desde que abre la barra hasta que cierra. Una bebida por persona por hora es el ritmo promedio
- Mira la edad de tu lista Una boda de gente de veintitantos consume más que una con muchos niños y adultos mayores
- Ve si hay ceremonia larga en medio Dos horas de misa parten el consumo a la mitad
- Checa el clima En costa y calor se toma más cerveza y agua, y menos destilado
- Suma un 10% de colchón Es lo que cubre a los que llegan de más y la hora extra que siempre se pide
Los tres errores que dejan la barra seca
1. Contar sólo a los que confirmaron. Siempre llegan de más, y el colchón del 10% existe por eso.
2. Olvidar el brindis. Si hay brindis con espumoso, súmalo aparte: es una copa por persona que no estaba en el cálculo de la barra, y va concentrada en quince minutos.
3. No preguntar por el descorche. Muchos recintos cobran por botella llevada. Si el descorche está en $150 por botella y llevas 50, son $7,500 que no estaban en el presupuesto — y a veces sale más barato comprarle la barra al lugar.
La barra no se acaba porque se calculó mal el alcohol. Se acaba porque nadie contó el hielo.
Barra libre, por consumo o descorche
Son tres cuentas distintas y conviene pedir las tres:
| Modalidad | Cómo se paga | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Barra libre | Precio fijo por persona | Grupos que toman parejo; te quita el riesgo |
| Por consumo | Se cobra lo que se abrió | Grupos que toman poco, o con muchos niños |
| Descorche | Llevas tu bebida y pagas por botella | Cuando consigues buen precio en la bebida |
El descorche parece el más barato y muchas veces no lo es: hay que sumar el cargo por botella, el transporte, el hielo, los mezcladores y el personal. Haz la cuenta completa antes de decidir.
Qué pasa después de medianoche
El consumo no baja: cambia. Después de la comida de medianoche la gente se pasa a los tragos cortos y a los cocteles, y ahí se vacía lo que quedaba de destilado. Si tu fiesta va a pasar de las dos, reserva un 20% del destilado para esa última hora en vez de tenerlo todo abierto desde las nueve.
De eso hablamos en la comida de medianoche y por qué decide si la fiesta sigue.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas botellas necesito para 100 invitados?
Unas 34 botellas de 750 ml si la barra es con mezclador, o unas 42 si es de trago derecho. A eso súmale 500 refrescos, 30 bolsas de hielo y 80 litros de agua.
¿Cuántas copas toma una persona en una boda?
Entre cuatro y seis en una fiesta de cinco a seis horas, con cinco como promedio. El ritmo es aproximadamente una bebida por persona por hora.
¿Conviene llevar mi propia bebida?
Depende del descorche. Haz la cuenta completa —cargo por botella, transporte, hielo, mezcladores y personal— antes de compararla contra la barra del lugar. Muchas veces la diferencia es menor de lo que parece.
¿Qué pasa si se acaba el alcohol a media fiesta?
Que alguien de tu familia sale a buscarlo. Es el error más común y el más fácil de evitar: el colchón del 10% y contar bien el hielo resuelven casi todos los casos.
Quién te ayuda con esto
Nosotros armamos la boda completa y el banquete entra ahí, con la barra calculada según tu lista y tus horas. No es un número que tengas que sacar tú.
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