De diez a quince proveedores por boda, contratados con un año de anticipación. Con esos números, algo sale distinto de lo planeado en una buena parte de las bodas. Casi siempre es menor. A veces no.
Si cancelan con anticipación
Lo primero, antes de enojarse: pedirlo por escrito. Un mensaje del proveedor diciendo que cancela vale mucho más que una llamada, para todo lo que viene después.
- Pedir la cancelación por escrito Con fecha y motivo
- Exigir la devolución del anticipo Una cancelación del proveedor no es la del cliente
- Pedirle que proponga sustituto Un proveedor serio tiene a quién recomendar
- Avisar a los demás proveedores El planner, el DJ y el recinto suelen conocer a alguien
- Cerrar el reemplazo rápido Las buenas fechas se agotan; no es el momento de comparar seis
Si el día de la boda no llega o llega incompleto
Aquí ya no hay tiempo de negociar. Lo que funciona:
Una sola persona a cargo. Ni los novios ni sus papás. La coordinadora, el planner, o un amigo designado de antemano. Todo pasa por ahí.
Documentar mientras ocurre. Fotos, hora, lo que sí llegó y lo que no. Después nadie se acuerda con precisión y eso es lo que se necesita para reclamar.
Resolver con lo que hay. Si faltan mesas, se reacomoda. Si falta un fotógrafo, alguien con cámara cubre la ceremonia. La boda no se detiene y la reclamación es al día siguiente.
No pagar el saldo pendiente hasta que se resuelva qué se entregó. Es la única palanca real que queda, y es la razón por la que el saldo no se paga completo antes.
Está en anticipos y formas de pago.
Si lo que llega no es lo contratado
El caso más común y el más gris: menos aparatos de luz, otro modelo de silla, un mesero menos por mesa, un DJ distinto al que se vio.
Lo que decide todo es si el contrato lo especificaba. "Iluminación ambiental" no se puede reclamar; "16 uplights LED y 4 robóticas", sí.
Por eso el contrato con lista de elementos importa más que el de párrafos bonitos. Está en qué debe decir el contrato de tu boda y en cómo comparar dos cotizaciones.
Cómo bajar el riesgo desde antes
- Contratar a quien responda el teléfono. Suena tonto y predice muchísimo
- Contrato con lista de elementos, no descripciones generales
- Saldo pendiente hasta después del evento o pocos días antes
- Confirmación por escrito 15 días antes, con horarios y elementos
- Un coordinador el día de la boda. Es el seguro más barato que existe
- Proveedores con equipo propio, que no dependan de subarrendar
Está en las señales de alerta al contratar y en wedding planner, ¿sí o no?.
Y si hay que reclamar
Con contrato, comprobantes de pago y evidencia de lo que pasó, la vía es Profeco. No es rápido, pero existe y funciona más de lo que la gente cree, sobre todo con proveedores formales que no quieren el registro.
Todo lo que montamos nosotros
Con equipo y personal propios. Puedes contratar uno solo o armar la boda completa con un mismo equipo.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago si un proveedor cancela antes de mi boda?
Pedir la cancelación por escrito con fecha y motivo, exigir la devolución del anticipo, pedirle que proponga sustituto, avisar a los demás proveedores y cerrar el reemplazo rápido.
¿Me tienen que devolver el anticipo si cancela el proveedor?
Sí. Un anticipo no reembolsable cubre la cancelación del cliente, no la del proveedor. Por eso conviene que el contrato lo diga explícitamente.
¿Qué hacer si un proveedor no llega el día de la boda?
Designar a una sola persona a cargo, documentar con fotos y horas lo que sí y lo que no llegó, resolver con lo que hay para que la boda siga y no pagar el saldo pendiente hasta aclarar qué se entregó.
¿Cómo se reduce el riesgo de que un proveedor falle?
Con contrato que liste elementos y cantidades, saldo pendiente hasta cerca del evento, confirmación por escrito quince días antes y un coordinador el día de la boda.
